Política de Privacidad y Uso de Cookies

PROSOFT, S.A. (en adelante, "PROSOFT", "nosotros" o "nuestro") reconoce la importancia de la privacidad, la protección de los datos personales y la seguridad de la información en el desarrollo y prestación de servicios y soluciones tecnológicas.

La presente Política de Privacidad y Uso de Cookies (en adelante, la "Política") describe, de forma general, cómo PROSOFT puede recopilar, acceder, utilizar, almacenar, conservar, comunicar, transferir, proteger y, cuando corresponda, eliminar datos personales relacionados con:

• Las personas que visitan o interactúan con nuestros sitios web
• Clientes actuales o potenciales y sus representantes
• Proveedores, aliados comerciales, socios de negocio y sus representantes
• Usuarios autorizados de determinadas soluciones, aplicaciones, plataformas o servicios tecnológicos ofrecidos por PROSOFT
• Personas que se comunican con PROSOFT por medios electrónicos, formularios, canales de soporte, eventos, actividades comerciales u otros mecanismos habilitados
• Otros titulares cuyos datos personales sean legítimamente tratados por PROSOFT conforme a la normativa aplicable

Esta Política podrá aplicar, según corresponda, a las soluciones tecnológicas, productos, aplicaciones y servicios ofrecidos por PROSOFT, incluyendo aquellos publicados o comercializados mediante plataformas o Marketplace de terceros, tales como Microsoft Marketplace, entre ellos la solución denominada CCF, sin perjuicio de las condiciones particulares, contratos, términos de servicio o avisos específicos de privacidad que puedan resultar aplicables a una determinada solución o relación contractual.

PROSOFT procura realizar el tratamiento de datos personales de manera lícita, leal, transparente, proporcional y razonablemente segura, de conformidad con la legislación aplicable y atendiendo la naturaleza, contexto, alcance y riesgos asociados a cada tratamiento.

Para aquellos tratamientos respecto de los cuales PROSOFT determine los fines y medios esenciales del tratamiento de datos personales, la entidad responsable será:

En determinadas relaciones comerciales o tecnológicas, PROSOFT podrá actuar únicamente como proveedor de servicios, encargado, operador o procesador de datos por cuenta de un cliente, cuando sea este último quien determine los fines y medios esenciales del tratamiento.

En tales supuestos, el tratamiento realizado por PROSOFT se regirá prioritariamente por las instrucciones documentadas del cliente, el contrato aplicable, los acuerdos de tratamiento de datos que correspondan y la legislación aplicable. En consecuencia, determinadas solicitudes relacionadas con datos personales deberán ser dirigidas al cliente que actúe como responsable del tratamiento.

Esta Política aplica a los tratamientos de datos personales realizados por PROSOFT en relación con sus sitios web, actividades corporativas, comerciales y de soporte, así como respecto de aquellas soluciones o servicios tecnológicos en los que PROSOFT actúe como responsable del tratamiento.

La Política no pretende sustituir:

• Las condiciones particulares de un contrato celebrado con un cliente
• Un acuerdo específico sobre tratamiento de datos personales
• Las políticas de privacidad de terceros
• Los avisos específicos aplicables a determinadas soluciones
• Las instrucciones emitidas por un cliente cuando PROSOFT actúe únicamente por cuenta de este

Cuando exista contradicción entre esta Política y un acuerdo contractual específico válidamente celebrado, se aplicará el instrumento que jurídicamente corresponda según la naturaleza de la relación y del tratamiento involucrado.

PROSOFT desarrolla su marco de privacidad principalmente con fundamento en la legislación de la República de Costa Rica, incluyendo la Ley número 8968, Ley de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales, su Reglamento y demás normativa aplicable.

Cuando PROSOFT ofrezca servicios o realice actividades en otros países, podrá aplicar asimismo la legislación sobre privacidad y protección de datos que resulte obligatoria conforme a criterios de territorialidad, establecimiento, localización de los titulares, naturaleza del servicio, oferta dirigida a determinados mercados u otros criterios jurídicamente pertinentes.

Como parte de su proceso de evolución y mejora, PROSOFT podrá tomar en consideración principios y buenas prácticas reconocidas internacionalmente en materia de privacidad, protección de datos y seguridad de la información, incluyendo, cuando resulte razonable y proporcional al tratamiento de que se trate, principios desarrollados en el Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea (GDPR), tales como:

• Licitud, lealtad y transparencia
• Limitación de la finalidad
• Minimización de datos
• Exactitud
• Limitación del plazo de conservación
• Integridad y confidencialidad
• Responsabilidad proactiva
• Protección de datos desde el diseño y por defecto
• Gestión del tratamiento conforme al riesgo

La referencia a principios, estándares o buenas prácticas internacionales no deberá interpretarse como una declaración de que PROSOFT se encuentra necesariamente sometida, en todos los casos, a cada uno de dichos instrumentos jurídicos, ni como una asunción voluntaria e irrestricta de obligaciones que no resulten legalmente aplicables.

Cuando una normativa extranjera resulte directamente aplicable a un determinado tratamiento, PROSOFT procurará adoptar las medidas que jurídicamente correspondan conforme a dicha normativa, atendiendo la naturaleza y circunstancias específicas del tratamiento.

Para efectos de esta Política, se entenderá por dato personal cualquier información relativa a una persona física identificada o identificable, conforme al alcance reconocido por la legislación aplicable.

Dependiendo de la interacción del titular con PROSOFT, los datos tratados podrán incluir, entre otros:

• Nombre y apellidos
• Identificación personal, cuando sea legítimamente necesaria
• Cargo, organización o empresa
• Dirección de correo electrónico
• Número telefónico
• Dirección u otros datos de contacto
• Credenciales o identificadores de usuario
• Información relacionada con solicitudes comerciales o de soporte
• Comunicaciones mantenidas con PROSOFT
• Información técnica asociada al acceso a sitios, aplicaciones o servicios
• Dirección IP y determinados identificadores electrónicos
• Información sobre navegador, dispositivo, sistema operativo o sesión
• Registros técnicos, eventos, bitácoras o datos de diagnóstico, cuando corresponda
• Preferencias de comunicación
• Cualquier otra información proporcionada voluntariamente o tratada legítimamente en el contexto de una relación con PROSOFT

PROSOFT procura no recopilar datos personales que resulten manifiestamente innecesarios o desproporcionados respecto de las finalidades legítimas del tratamiento.

Las personas que utilicen nuestros sitios web, formularios, soluciones o servicios no deberán proporcionar, cargar, publicar, transmitir o incorporar datos personales de terceros sin contar con autorización, legitimación o fundamento jurídico suficiente para hacerlo.

Cuando una persona proporcione a PROSOFT datos personales correspondientes a terceros, declara, bajo su responsabilidad y en la medida permitida por la legislación aplicable, que cuenta con facultades o fundamento legítimo suficiente para dicha comunicación.

PROSOFT no autoriza la inclusión ilegítima o no consentida de información personal de terceros en publicaciones, listados, contenidos u ofertas bajo control de PROSOFT.

Los datos personales podrán ser tratados, según corresponda, para una o más de las siguientes finalidades:

• Atender consultas, solicitudes y comunicaciones
• Gestionar relaciones comerciales y contractuales
• Identificar y autenticar usuarios
• Habilitar el acceso a productos, soluciones o servicios
• Prestar soporte y asistencia técnica
• Administrar cuentas y relaciones con clientes
• Procesar solicitudes comerciales
• Gestionar facturación, cobro y obligaciones administrativas
• Mantener la seguridad de sistemas, plataformas y servicios
• Prevenir, investigar o atender incidentes, abusos, fraudes o accesos no autorizados
• Diagnosticar fallas y resolver problemas técnicos
• Mantener registros de operación y trazabilidad razonablemente necesarios
• Mejorar la funcionalidad, estabilidad, rendimiento y experiencia de nuestros sitios, soluciones y servicios
• Administrar proveedores, aliados y socios comerciales
• Cumplir obligaciones legales, regulatorias, contractuales o requerimientos válidos de autoridad competente
• Ejercer o defender derechos e intereses legítimos
• Gestionar comunicaciones institucionales y comerciales cuando resulten permitidas
• Realizar análisis internos, métricas y estadísticas
• Proteger los derechos, sistemas, infraestructura, activos, personal, clientes y usuarios de PROSOFT
• Desarrollar otras finalidades compatibles, conexas o legítimamente autorizadas conforme a la normativa aplicable

PROSOFT realizará el tratamiento de datos personales con base en uno o más fundamentos jurídicos o criterios de legitimación permitidos por la legislación aplicable. Dependiendo del caso, estos podrán comprender:

• Consentimiento del titular
• Ejecución de una relación contractual o adopción de medidas precontractuales
• Cumplimiento de una obligación legal
• Atención de requerimientos válidos de autoridad competente
• Protección de intereses jurídicamente reconocidos
• Interés legítimo, cuando este resulte admisible conforme a la normativa aplicable y exista una adecuada ponderación de los derechos involucrados
• Otros fundamentos reconocidos por el ordenamiento aplicable

La base concreta podrá variar según el tipo de relación, jurisdicción, categoría de datos y finalidad del tratamiento.

PROSOFT procurará que los datos personales tratados sean adecuados, pertinentes y razonablemente limitados a lo necesario para las finalidades legítimas correspondientes. Los datos personales no deberán ser utilizados para finalidades manifiestamente incompatibles con aquellas que justificaron razonablemente su recopilación, salvo que exista un nuevo fundamento jurídico suficiente o que la legislación aplicable permita dicho tratamiento.

PROSOFT no solicita de manera general datos personales sensibles a través de sus sitios web, salvo que ello resulte necesario, legítimo y jurídicamente permitido para una finalidad específica. Los usuarios deberán abstenerse de proporcionar datos sensibles que no hayan sido expresamente solicitados o cuya comunicación no resulte necesaria. Cuando el tratamiento de categorías especiales o sensibles sea necesario, PROSOFT procurará aplicar las salvaguardas adicionales que correspondan atendiendo la legislación aplicable, la naturaleza de los datos y los riesgos razonablemente previsibles.

Los sitios web y servicios empresariales de PROSOFT no están dirigidos, como regla general, a menores de edad. PROSOFT no procura recopilar deliberadamente información personal de menores sin la participación, autorización o fundamento jurídico que corresponda conforme a la legislación aplicable. Cuando PROSOFT tenga conocimiento razonable de que ha recibido información de un menor en condiciones incompatibles con la normativa aplicable, podrá adoptar medidas razonables para restringir su tratamiento o eliminarla, según corresponda.

PROSOFT podrá compartir o permitir acceso limitado a datos personales únicamente cuando resulte razonablemente necesario y exista un fundamento legítimo. Entre los posibles destinatarios podrán encontrarse:

• Proveedores de infraestructura tecnológica
• Proveedores de alojamiento o servicios de nube
• Proveedores de comunicaciones
• Proveedores de soporte
• Proveedores de seguridad
• Proveedores de analítica, cuando corresponda
• Asesores profesionales
• Auditores
• Entidades financieras o proveedores relacionados con pagos, cuando corresponda
• Aliados, distribuidores o integradores autorizados
• Autoridades públicas cuando exista requerimiento válido o deber jurídico
• Terceros involucrados en reorganizaciones, adquisiciones, fusiones, transferencias empresariales o transacciones semejantes, sujeto a salvaguardas razonables

PROSOFT procurará limitar el acceso a la información conforme a la finalidad correspondiente y, cuando resulte apropiado, establecer obligaciones contractuales de confidencialidad, privacidad o seguridad. La presente disposición no implica que todas las categorías de destinatarios antes mencionadas intervengan necesariamente en todos los servicios de PROSOFT.

PROSOFT podrá utilizar proveedores y subcontratistas para apoyar la prestación, disponibilidad, seguridad, almacenamiento, soporte o administración de determinados servicios. La selección y gestión de dichos terceros podrá considerar, de manera proporcional a la naturaleza del servicio y los riesgos involucrados, capacidades técnicas, medidas de seguridad disponibles, compromisos de confidencialidad, condiciones contractuales, localización o tratamiento transfronterizo de información, capacidad operativa, continuidad del servicio y otros aspectos razonablemente pertinentes.

Ninguna disposición de esta Política deberá interpretarse como una garantía absoluta respecto de sistemas, infraestructura o actuaciones independientes de terceros fuera del ámbito razonable de control de PROSOFT.

Debido a la naturaleza de los servicios tecnológicos, determinados datos podrán ser almacenados, accedidos o tratados desde países distintos de aquel en que se encuentra el titular. Cuando corresponda, PROSOFT procurará que dichas operaciones se realicen conforme a la legislación aplicable, con fundamento jurídico suficiente, mediante proveedores razonablemente seleccionados, bajo instrumentos contractuales apropiados cuando sean exigibles y aplicando salvaguardas proporcionales a la naturaleza del tratamiento y riesgos involucrados.

El uso de infraestructura tecnológica global, servicios de nube o proveedores internacionales podrá implicar tratamiento en diferentes jurisdicciones, de acuerdo con la arquitectura y configuración efectiva del servicio correspondiente. Cuando una normativa específica exija mecanismos particulares para transferencias internacionales, PROSOFT procurará aplicar aquellos que resulten jurídicamente exigibles al tratamiento concreto.

PROSOFT reconoce que la protección de datos personales requiere medidas técnicas y organizativas apropiadas al contexto. Por ello, procurará mantener medidas razonables y proporcionales atendiendo factores como la naturaleza y sensibilidad de la información, alcance y contexto del tratamiento, volumen de datos, arquitectura tecnológica, estado razonablemente disponible de la técnica, riesgos previsibles, criticidad del servicio y costos y viabilidad razonable de implementación.

Según corresponda al servicio y al ámbito de control de PROSOFT, dichas medidas podrán comprender:

• Controles de acceso
• Gestión de identidades y credenciales
• Aplicación del principio de mínimo privilegio
• Autenticación
• Mecanismos criptográficos cuando resulten apropiados
• Segregación razonable de funciones o ambientes
• Registro y monitoreo técnico
• Gestión de vulnerabilidades y actualizaciones
• Respaldo y recuperación
• Controles de continuidad
• Gestión razonable de incidentes
• Obligaciones de confidencialidad
• Concientización del personal
• Gestión de terceros
• Revisión periódica de determinadas medidas de seguridad

Las medidas aplicables podrán variar según la naturaleza del servicio, modalidad de implementación, responsabilidades contractuales, infraestructura involucrada y distribución de funciones entre PROSOFT, el cliente y terceros.

PROSOFT adopta y gestiona medidas de seguridad bajo un enfoque basado en riesgos y de mejora razonable y continua. Sin perjuicio de las obligaciones imperativas establecidas por la legislación aplicable o asumidas expresamente mediante contrato, las medidas de seguridad descritas en esta Política constituyen compromisos de diligencia y gestión razonable dentro del ámbito de control de PROSOFT y no deberán interpretarse como:

• Garantía de seguridad absoluta
• Promesa de invulnerabilidad
• Garantía de inexistencia total de incidentes
• Obligación de impedir cualquier amenaza presente o futura
• Garantía respecto de actos atribuibles exclusivamente a terceros
• Garantía frente a fallos de infraestructura fuera del control razonable de PROSOFT
• Asunción ilimitada de responsabilidad

Ningún sistema de información, comunicación, almacenamiento o transmisión de datos puede considerarse completamente exento de riesgo.

Cuando resulte razonable y proporcional a la naturaleza de un nuevo desarrollo, funcionalidad o proceso, PROSOFT podrá considerar principios de privacidad desde el diseño y por defecto. Esto podrá incluir, según corresponda, evaluación temprana de necesidades de tratamiento, minimización, limitación de accesos, configuración razonable de privacidad, segregación lógica, gestión de permisos, trazabilidad, períodos de conservación, controles de seguridad y evaluación proporcional de riesgos.

La aplicación concreta de estas medidas dependerá de la naturaleza, alcance, contexto, finalidad, arquitectura y riesgos del tratamiento.

PROSOFT podrá mantener procedimientos razonables para identificar, analizar, contener, gestionar y documentar incidentes de seguridad dentro de su ámbito de control. Cuando un incidente involucre datos personales, PROSOFT evaluará, según corresponda, la naturaleza del incidente, sistemas afectados, categorías de información involucradas, consecuencias razonablemente previsibles, medidas de contención, responsabilidades de las partes y obligaciones legales o contractuales de notificación que resulten efectivamente aplicables.

Las notificaciones a clientes, titulares o autoridades serán realizadas cuando exista una obligación jurídica o contractual aplicable, conforme a los criterios y plazos que correspondan al caso concreto. Cuando PROSOFT actúe como encargado o procesador por cuenta de un cliente, atenderá las obligaciones aplicables de conformidad con el contrato, las instrucciones legítimas del cliente y la normativa correspondiente.

PROSOFT procurará conservar los datos personales únicamente durante el período razonablemente necesario para cumplir las finalidades del tratamiento, mantener una relación contractual, atender obligaciones legales, cumplir períodos de prescripción, atender auditorías, ejercer o defender derechos, gestionar seguridad e incidentes, mantener registros legítimamente necesarios o cumplir otras finalidades jurídicamente justificadas.

Los períodos de conservación podrán variar según la naturaleza de la información, relación contractual, finalidad, obligaciones legales y riesgos involucrados. Una vez desaparezca la necesidad legítima de conservación, PROSOFT podrá eliminar, anonimizar, bloquear, restringir o disponer de la información conforme a la legislación aplicable y sus procedimientos razonables.

De conformidad con la legislación aplicable, los titulares podrán tener derecho a solicitar, según corresponda:

• Acceso a sus datos personales
• Información sobre su tratamiento
• Rectificación o actualización
• Supresión, cuando proceda
• Revocación del consentimiento, cuando el tratamiento dependa de este
• Oposición a determinados tratamientos
• Limitación o restricción del tratamiento, cuando sea reconocida por la legislación aplicable
• Portabilidad, cuando sea jurídicamente exigible
• Revisión de determinados tratamientos automatizados, cuando corresponda
• Otros derechos reconocidos por la legislación aplicable

El alcance de cada derecho dependerá de la normativa aplicable y podrá estar sujeto a excepciones, limitaciones o requisitos legales.

Las solicitudes podrán dirigirse al siguiente correo electrónico: legal@prosoft.cr

La solicitud deberá contener información razonablemente suficiente para identificar al solicitante, determinar el derecho ejercido, identificar razonablemente la información o tratamiento involucrado y permitir la atención segura de la gestión. PROSOFT podrá solicitar información adicional razonablemente necesaria para verificar la identidad o legitimación del solicitante, procurando no recopilar información excesiva.

Cuando PROSOFT actúe únicamente como encargado o procesador por cuenta de un cliente, podrá remitir la solicitud al responsable correspondiente o informar al titular acerca del canal apropiado.

PROSOFT podrá incorporar o utilizar tecnologías automatizadas o funcionalidades basadas en inteligencia artificial en determinados contextos, siempre sujeto a las características del servicio, contratos aplicables y marco jurídico correspondiente.

Cuando un tratamiento automatizado de datos personales produzca efectos jurídicos o consecuencias significativamente similares para una persona y la legislación aplicable establezca obligaciones específicas, PROSOFT procurará aplicar las medidas que correspondan al caso concreto. La mera utilización de automatización para funciones técnicas, operativas, analíticas, de soporte o asistencia no implica necesariamente la existencia de una decisión exclusivamente automatizada con efectos jurídicos significativos.

PROSOFT podrá establecer condiciones, restricciones o lineamientos específicos respecto del uso de sistemas de inteligencia artificial cuando la naturaleza de un servicio así lo requiera.

Nuestros sitios web o servicios podrán contener enlaces, integraciones o referencias a servicios de terceros. PROSOFT no controla necesariamente las prácticas de privacidad de dichos terceros. La utilización de sus servicios estará sujeta a sus propias políticas, términos y condiciones. La inclusión de un enlace o integración no implica, por sí sola, que PROSOFT asuma responsabilidad por las prácticas independientes del tercero fuera del ámbito de control razonable de PROSOFT.

Determinadas soluciones de PROSOFT, incluyendo CCF, podrán ser publicadas, ofrecidas, integradas o comercializadas mediante marketplaces, plataformas o ecosistemas de terceros, incluyendo Microsoft Marketplace.

En dichos supuestos:

• El operador del marketplace podrá tratar determinados datos conforme a sus propias políticas
• PROSOFT podrá recibir datos necesarios para gestionar la solicitud, contratación, aprovisionamiento, soporte o relación comercial
• Las responsabilidades de cada parte dependerán de sus funciones efectivas en el tratamiento
• Esta Política aplicará a los tratamientos realizados por PROSOFT en su condición correspondiente
• Las prácticas independientes del operador de la plataforma estarán sujetas a la documentación de privacidad de dicho tercero
• PROSOFT no incorporará deliberadamente en sus publicaciones u ofertas información personal de terceros sin contar con autorización o fundamento jurídico suficiente.

PROSOFT podrá remitir comunicaciones institucionales o comerciales cuando exista consentimiento, una relación comercial que permita legítimamente la comunicación, la legislación aplicable autorice el tratamiento o concurra otro fundamento válido. Cuando resulte exigible, se proporcionarán mecanismos razonables para gestionar preferencias o solicitar la exclusión de comunicaciones no esenciales.

Las comunicaciones estrictamente relacionadas con seguridad, contratos, prestación de servicios, operaciones o avisos jurídicos podrán no tener carácter promocional.

PROSOFT procura mantener información personal razonablemente exacta y actualizada cuando ello resulte necesario para las finalidades del tratamiento. Los titulares y usuarios son responsables de proporcionar información correcta y de comunicar cambios relevantes cuando corresponda.

Las personas usuarias deberán:

• Utilizar los servicios de manera lícita
• Proporcionar datos de terceros sin legitimación suficiente
• Proteger sus credenciales
• Compartir accesos indebidamente
• Notificar razonablemente situaciones de seguridad conocidas
• Respetar los términos contractuales aplicables
• Abstenerse de utilizar los servicios para tratamientos ilícitos

Cuando una organización cliente determine los datos cargados o tratados mediante una solución, será responsable de contar con los fundamentos, autorizaciones y avisos que le correspondan como responsable del tratamiento, salvo pacto expreso en contrario.

PROSOFT podrá modificar esta Política para reflejar cambios legales o regulatorios, evolución tecnológica, nuevos servicios, modificaciones en prácticas de tratamiento, cambios de seguridad, requerimientos de plataformas o marketplaces o mejoras de transparencia. La versión vigente será aquella publicada en el sitio web correspondiente y deberá indicar su fecha de última actualización.

Cuando un cambio resulte material y la legislación aplicable lo requiera, PROSOFT podrá adoptar mecanismos adicionales razonables de comunicación.

Esta Política se interpretará principalmente conforme al ordenamiento jurídico de la República de Costa Rica, sin perjuicio de la aplicación imperativa de otras normas que resulten jurídicamente aplicables a un tratamiento específico conforme a criterios de territorialidad, mercado, establecimiento, residencia del titular u otros factores legalmente pertinentes.

La publicación de esta Política no implica una sumisión general, voluntaria o irrestricta de PROSOFT a leyes extranjeras que no sean jurídicamente aplicables.

Para consultas relacionadas con esta Política o con el tratamiento de datos personales realizado por PROSOFT, podrá utilizarse el siguiente canal:

Cuando la consulta se relacione con datos tratados por PROSOFT exclusivamente por cuenta de un cliente, podrá ser necesario dirigir la solicitud al correspondiente responsable del tratamiento.